Structura JCI este similara cu a multor firme si ONG-uri, astfel incat nevoia de a avea un spatiu comun de lucru, in care accesul si managementul documentelor sa fie centralizat, si informatia sa circule intr-un mediu de siguranta si incredere a fost punctul de plecare pentru a determina ce si cum vom face.

Windows SharePoint Services a fost solutia ideala in acest caz. Ilie a stat cam trei saptamani pe customizare (dar nu full time), pana sa avem platforma pliata pe nevoile principale ale organizatiei. Incepand cu 10 Iulie am inceput si un training, pentru membrii JCI Iasi pentru a reduce curba de invatare a folosiri SharePoint.

Roadmap

Planuim sa lansam JCI Intranet la nivel national, pentru a facilita colaborarea membrilor organizatiei si a creste rezultatele obtinute in proiectele pe care JCI le dezvolta la nivel local si national. Ca urmare, pana in Octombrie 2009, vom incerca sa ajustam configurarile site-ului pentru a putea fi util intregii organizatii.

Cum va ajuta JCI Intranet Sharepoint, organizatia?

1. In primul rand, organizatia va incepe sa aiba un istoric centralizat al proiectelor si actiunilor. Timpul de acomodare a noilor membrii de proiect si de invatare a ceea ce s-a intamplat in proiectele recurente pe care le are organizatia (anual, trimestrial, lunar) va scadea, ceea ce va implica si faptul ca noile implementari vor evita greselile din trecut, si membrii se vor putea concentra mai mult pe ce pot sa imbunatateasca in proiect.
2. Organizatia va incepe sa mentina si sa imbunatateasca documentele importante cu care lucreaza. Fiind centralizate, se va usura procesul de comunicare si timpul de accesare al informatiilor.
3. Al treilea avantaj major este locul comun de comunicare, ce este pus la dispozitie de listele de discutii, si usurinta oferita unui membru de a cauta in toate grupurile in care are acces informatii relevante. Ca si comparatie, in momentul de fata, in Mai 2009, majoritatea membrilor din Iasi erau implicati macar in proiectul EC2009 (Grup de discutii pe Yahoo nr 1), Conferinta Nationala (Grup de discutii pe Yahoo nr 2), JCI Iasi Group (Grup de discutii pe Yahoo nr 3). Pentru a gasi o anumite informatie, toate cele 3 grupuri puteau fi interogate (in functie de memoria pe care o aveai si de noroc, puteai sa cauti numai in un singur grup).
4. Surpriza (pentru membri ca functionalitate, pentru noi ca si adoptie) a fost sectiunea de planificare proiecte. Diagramele Gannt au fost imediat accesate si proiectul a fost definit in mare si cateva termene limita, atributii, roluri au fost deja create.

Entuziasm

Ca sa introducem solutia in ecosistemul JCI, am inceput cu un pilot. Conferinta Nationala JCI 2009 a fost primul proiect care a fost migrat de pe vechile sisteme de lucru (Yahoo Groups si email) catre JCI Intranet. Mircea Giosan, manager de proiect al Conferintei, a primit cu un neasteptat entuziasm solutia, si a realizat migrarea intregului grup de Yahoo, si a documentelor existe in prezent in cadrul proiectului, in doar cateva zile catre JCI Intranet.

Cumulat cu un training al membrilor de proiect in 15 Iulie 2009, proiectul a prins o noua viata in Sharepoint.

Conferinta Nationala 2009 in JCI Intranet

Principalele zone de interes in prima faza de implementare a proiectului au fost pentru membrii echipei de organizare a Conferintei Nationale functiile de comunicare si planificare a muncii lor.

Planificare

Lista de taskuri

tasks

Management de documente

Liste de discutii