Intalnirea a avut ca tema centrala discutii axate pe temele de interes ale comunitatii, ce valoarea poate sa aduca comunitatea membrilor sai, si cum poate sa dezvolte spiritul caracteristic manifestat de membrii Small Giants si in alte companii pentru care setul de valori si de bune practici identificat de Bo Burlingham in cartea sa, si de membrii SG in intalnirea din Aprilie 2009 este un mod de lucru la care aspira sau pe care il implementeaza deja.

Intalnirea a avut loc inainte de conferinta Inc500 si au participat aproximativ 40 de persoane. Am fost incantat sa cunosc oameni din toate colturile lumii care au venit special pentru acest eveniment. Am intalnit oameni extraordinari din America, Brazilia, Olanda, Germania.

Pe parcursul celor 3 ore oficiale, toti participantii au avut ocazia sa ofere feedback cu privire la SGC, si sa puna intrebari catre cei cinci CEO’s ai Small Giants. A fost si un panel in care CEO’s au raspuns la cateva intrebari referitoare la ce metode au implementat in contextul economic actual, ce linii de dezvoltare au ales in ultima vreme, ce planuri au in continuare, sfaturi, sugestii, etc.

Am avut placerea in cele doua zile petrecute in jurul evenimentului sa stau de vorba cu antreprenori extraordinari, si sa discutam atat despre situatia economica actuala cat si despre cum putem dezvolta in continuare comunitatea.

Printre altele, am reusit si sa completez colectia pe care eu si Ilie o avem, gasind carti atat la eveniment cat si intr-o librarie din Washington (Borders) care m-a impresionat foarte mult. Aduce cumva cu Carturestii la noi, doar ca era mult mai mare si avea o colectie mult mai bogata in toate segmentele, in special cele de business.

Acum membrii boardului local folosesc un grup de discutii Yahoo pentru a comunica prin email. Acest grup va fi inchis si discutiile dintre ei vor avea loc folosind noul portal SharePoint. Pe langa un grup de discutii Intranetul JCI le va oferi si alte facilitati de colaborare mai avansate.

Intranetul JCI va fi implementat folosind SharePoint - o platforma de colaborare dezvoltata de Microsoft.

Ce este un Intarnet?

Este o retea privata (poate fi acesata doar cu un user si parola), care apartine unei organizatii sau unui grup, si care este folosita pentru a facilita colaborarea, comunicarea, publicarea de continut, implementarea de proceduri de lucru si altor activitati care au loc in companii sau alte tipuri de organizatii.

Intranetul implementat cu SharePoint este de fapt un site web care ofera functii:

• de organizare a spatiilor de lucru sub forma unor siteuri si subsiteuri
• management de document (inclusiv fluxuri de documente “workflows” cu aprobari pe 2 sau 3 nivele)
• calendar comun
• taskuri
• anunturi
• wiki - un tip de site care poate fi usor editat de toti membri si care va fi folosit ca knowledge base

Planul este sa folosim aceste instrumente pentru comunicare interna in JCI (la nivel national), publicare de continut de interes intern pentru membrii JCI (anunturi, calendar, wiki) si colaborarea mai usoara in proiecte nationale si locale folosind subsiteuri proiectate special pentru managementul proiectelor (managementul documentelor, taskuri, livrabile - deliverables, probleme - issues, riscuri.

Ce avantaje va aduce acest mod centralizat de colaborare?

Vom reusi sa centralizam tot knowledgeul organizatiei la nivel national. Daca anul acesta eu am fost manager de proiect pentru delegatia Romaniei la Conferinta Europeana de la Budapesta si folosesc Intranetul pentru a stoca toate documentele si informatiile atunci managerul de proiect de anul viitor va putea refolosi aceste materialele.

De asemenea Intranetul devine o singura sursa de adevar, adica un canal de comunicare oficiala pe care echipa de comunicare il poate folosi pentru a comunica evenimente sau alte informatii importante.

Pana la sfarsitul lunii versiunea pilot va ajunge la numarul de membri planificat (adica aproximativ 25 de utilizatori activi) dupa care vom incepe sa ne pregatim sa adaugam si alte organizatii din tara in sistem.

Iata cum arata pagina de start…

Structura JCI este similara cu a multor firme si ONG-uri, astfel incat nevoia de a avea un spatiu comun de lucru, in care accesul si managementul documentelor sa fie centralizat, si informatia sa circule intr-un mediu de siguranta si incredere a fost punctul de plecare pentru a determina ce si cum vom face.

Windows SharePoint Services a fost solutia ideala in acest caz. Ilie a stat cam trei saptamani pe customizare (dar nu full time), pana sa avem platforma pliata pe nevoile principale ale organizatiei. Incepand cu 10 Iulie am inceput si un training, pentru membrii JCI Iasi pentru a reduce curba de invatare a folosiri SharePoint.

Roadmap

Planuim sa lansam JCI Intranet la nivel national, pentru a facilita colaborarea membrilor organizatiei si a creste rezultatele obtinute in proiectele pe care JCI le dezvolta la nivel local si national. Ca urmare, pana in Octombrie 2009, vom incerca sa ajustam configurarile site-ului pentru a putea fi util intregii organizatii.

Cum va ajuta JCI Intranet Sharepoint, organizatia?

1. In primul rand, organizatia va incepe sa aiba un istoric centralizat al proiectelor si actiunilor. Timpul de acomodare a noilor membrii de proiect si de invatare a ceea ce s-a intamplat in proiectele recurente pe care le are organizatia (anual, trimestrial, lunar) va scadea, ceea ce va implica si faptul ca noile implementari vor evita greselile din trecut, si membrii se vor putea concentra mai mult pe ce pot sa imbunatateasca in proiect.
2. Organizatia va incepe sa mentina si sa imbunatateasca documentele importante cu care lucreaza. Fiind centralizate, se va usura procesul de comunicare si timpul de accesare al informatiilor.
3. Al treilea avantaj major este locul comun de comunicare, ce este pus la dispozitie de listele de discutii, si usurinta oferita unui membru de a cauta in toate grupurile in care are acces informatii relevante. Ca si comparatie, in momentul de fata, in Mai 2009, majoritatea membrilor din Iasi erau implicati macar in proiectul EC2009 (Grup de discutii pe Yahoo nr 1), Conferinta Nationala (Grup de discutii pe Yahoo nr 2), JCI Iasi Group (Grup de discutii pe Yahoo nr 3). Pentru a gasi o anumite informatie, toate cele 3 grupuri puteau fi interogate (in functie de memoria pe care o aveai si de noroc, puteai sa cauti numai in un singur grup).
4. Surpriza (pentru membri ca functionalitate, pentru noi ca si adoptie) a fost sectiunea de planificare proiecte. Diagramele Gannt au fost imediat accesate si proiectul a fost definit in mare si cateva termene limita, atributii, roluri au fost deja create.

Entuziasm

Ca sa introducem solutia in ecosistemul JCI, am inceput cu un pilot. Conferinta Nationala JCI 2009 a fost primul proiect care a fost migrat de pe vechile sisteme de lucru (Yahoo Groups si email) catre JCI Intranet. Mircea Giosan, manager de proiect al Conferintei, a primit cu un neasteptat entuziasm solutia, si a realizat migrarea intregului grup de Yahoo, si a documentelor existe in prezent in cadrul proiectului, in doar cateva zile catre JCI Intranet.

Cumulat cu un training al membrilor de proiect in 15 Iulie 2009, proiectul a prins o noua viata in Sharepoint.

Conferinta Nationala 2009 in JCI Intranet

Principalele zone de interes in prima faza de implementare a proiectului au fost pentru membrii echipei de organizare a Conferintei Nationale functiile de comunicare si planificare a muncii lor.

Planificare

Lista de taskuri

tasks

Management de documente

Liste de discutii

Ghidul nostru de acolo a fost Emil, un om foarte simpatic. El s-a ocupat de toata organizarea acolo (masa, cazare, activitati, tot) prin firma lui (gasiti detalii pe Tara Dornelor). Impresia mea despre Emil este ca e un fel de om de asta care nu stie sa faca afaceri ca in vremurile noastre… si spun asta in sensul bun al cuvantului. Un om foarte “necomercial” care a stat cu noi si ne-a povestit o multime de chestii si ne-a facut sa ne simtim bine. Desi sigur nu a facut mare profit de pe urma noastra ne-a mai dat si o masa “gratis” din partea casei. Va recomand cu toata caldura sa apelati la Emil daca aveti de gand sa faceti un teambuilding sau o iesire cu prietenii. Ma puteti cauta pe email pentru datele de contact.

Povestea incepe in satul Rusca de langa Vatra Dornei unde am fost cazati intr-o pensiune recent construita. Pensiunea era la destul de multa distanta de drumul principal asa ca nu am avut nici telefon nici internet.

A doua zi dimineata am inceput cu river rafting. Am fost incarcati urgent in “Gazela”… o masina proiectata (conform unor teorii aparute in timpul transportului) pentru drumurile din Siberia. Pe langa faptul ca ii lipseau suspensiile si stateam pe bancute de lemn Gazela a fost condusa fara prea multe menajamente ceea ce i-a atras numele de “Gazela cea sprintena”.

Ce mi s-a parut fain e ca organizatorii (Emil) au mers pe drum cu masina si s-au oprit in diferite locuri sa ne faca poze asa ca avem niste fotografii super misto. Ne-au facut rapid un training de rafting pe uscat si apoi ne-au dat drumul pe rau. Nu a fost atat de rau pe cat ma asteptam in sensul ca in majoritatea timpului raul a fost calm iar in unele locuri apa nu avea nici 30 de centimetri adancime. Au fost insa si locuri repezi unde chiar ne-a crescut adrenalina. S-au organizat si niste abordaje in stilul Pirates of the Caribbean. Ne-am batut cu apa… am facut intreceri… a fost super.

Dupa rafting am fost acasa la un maestru bucatar retras in Vatra Dornei care ne-a facut o mancare de aia cu gust de casa cum nu gasesti niciodata la restaurant. Am mancat pastrav proaspat prins si niste cartofi dati pe razatoare si amestecati cu smantana si zahar (tocinei). Si totul impins la vale cu niste afinata care iti indrepta parul in cap fara fixativ. Afinata ramasa a fost luata de Emil mai departe. A fost foarte utila cateva ore mai tarziu.

Cu burtile pline ne-au inghesuit pe toti in “Gazela cea sprintena” care ne-a expediat cu 60 de kilometri la ora pe varful muntelui. Acum trebuie sa va imaginati un drum de munte, distrus complet, nereparat de vreo 20 de ani, doar ca totul se intampla la viteza mare intr-o “Gazela”.  Eu am avut noroc dar colegii stateau in spate intr-un fel de masina de marfa pe bancutele de lemn. Cred ca i-a cam marcat experienta asta!

In varf la Rarau am facut tiroliana. Au avut grija sa ne pregateasca o tiroliana serioasa  cu o diferenta de nivel de vreo 60 de metri si o lungime de vreo 500 de metri… sau cel putin asa mi se parea mie. Pana la urma (dupa ce au tipat “chicken” vreo 5 minute) m-au convins colegii sa sar si eu. Am facut-o si pe asta (desi nu era in plan) dar cred ca mi-au tremurat picioarele vreo 5 minute dupa. Noroc de afinata din paragraful de mai sus care m-a repus in simtiri rapid.

Am ajuns la hotel rupti de spate si de maini (normal) si ne-am relaxat cu whisky  si vodka (”connecting people”) la un foc de tabara. Lejer !

A doua zi am mers cu caii prin poteci de munte vreo 3 ore si am vazut niste peisaje absolut incredibile. Stiam ca avem o tara frumoasa dar sincer am vazut niste locuri care m-au impresionat foarte mult. Abia astept sa mai traiesc experienta asta inca o data in septembrie.

Mergeam la un moment dat pe niste poteci inguste cam cat doua caiete si in dreapta noastra se casca o prapastie cam pana la baza muntelui. Ne uitam pe deasupra varfurilor brazilor.

Ne-au oprit la o stana de munte (alta surpriza a ghidului) si ne-au dat branza proaspata, zar si o mancare ciobanesca cu cas si mamaliga amestestecata cu cheag. Era destul de buna la gust. Ne-au si speriat putin ca au spus ca umbla lupii prin zona. Unul dintre ei avea poze pe telefon cu un cal sfasiat de lupi cu o noapte inainte.

Asa s-a terminat aventura noastra in mijlocul naturii.

Ma cam dor toate organele dar a fost super.

A fost o zi fantastica, in care ma asteptam sa cunosc o persoana interesanta, care e apropiata de modul in care vad eu lumea de business, dar in care am cunoscut de fapt un prieten.

In lunile urmatoare vom pregati mai mult dezvoltarea grupului european, urmarind cu atentie strategia de dezvoltare acestei comunitati cordonata de grupul din America.

Si astfel a inceput o calatorie fantastica, crearea comunitatii Small Giants in Europa. Pentru cine (inca) nu a citit “Small Giants” va recomand sa gasiti cartea si sa o savurati. Cu siguranta nu e o carte care sa o cititi o singura data.

In urma intalnirii Will Phillips, de la RexRoundtables a trimis un document despre Junto, care m-a impresionat, si m-a pus pe ganduri totodata. Citind mai jos poate ca va veti da seama de ce. Informatii despre Junto gasiti si pe internet cu siguranta.

In 1727 Benjamin Franklin a convins 12 dintre prietenii sai sa formeze un club destinat dezvoltarii personale reciproce. Grupul a durat 40 de ani din momentul formarii si a pus bazele American Philosophical Society. Acest grup a fost denumit Junto si a fost un forum privat dedicat dialogului, dezvoltarii personale si dezvoltarii afacerilor membrilor grupului. De departe una din cele mai importante activitatii a grupului era insa crearea de idei/actiuni ce aveau sa imbunatateasca viata publica.

Grupul era condus de unul din membrii, in spiritul cautarii adevarului, si orice disputa, dorinta de a castiga, comportament neconstructiv (dezbateri negative, aparari de pozitie) erau eliminate prin mici penalitati de ordin financiar.

Acest grup Junto, a creat in timpul existentei sale prima librarie publica, primul departament de pompieri voluntari, primul spital public, prima sectie de politie publica, prima companie de asigurari, au asfaltat strazi, si mai mult, au infiintat Universitatea din Pennsylvania. In interiorul grupului, isi recomandau carti, parteneri de afaceri, oportunitati de dezvoltare, si multe alte idei si metode de dezvoltare personala si a afacerii.

Grupul Junto, a creat acum 300 de ani, in America, o comunitate transparenta, de etica si prietenie in afaceri, pe care noi cu greu reusim sa o initiem in secolul 21 in tara noastra.

Daca vreti sa aflati putin mai multe despre Junto, cautati pe Wikipedia. Veti gasi acolo si intrebarile la care grupul incerca sa raspunda, si modul lor de a accepta membrii noi.

Discutia a fost destul de interesanta, si desi nu stiu inca cat de mult au fost de ajutor informatiile oferite, intrebarile si discutiile libere au ocupat mai mult timp decat ma asteptam.

Ce m-a surprins a fost ca unul d in subiectele atinse in aceste discutii, nu au fost legat de scopul prezentarii, ci de  procese interne in companii de servicii (si nu numai) si in special legat de managementul timpului si modul in care eficienta unei echipe e legata de acest subiect.

Cred ca  in Romania inca  avem probleme in a fi eficienti, si in parte, din ce inteleg in acest moment, nu prea se aplica managementul timpului in companiile mici si mijlocii. Mai ales cele pur autohtone. Astfel, putine din aceste firme, stiu cu adevarat unde se duce timpul lor de zi cu zi, si de multe ori exista o perceptie generala in firma ca toata lumea este foarte ocupata. Am trecut si noi prin acest stagiu la un moment dat, si am inceput sa folosim mai cu success sau nu diferite metode, importate din exterior la inceput. Am ajuns mai apoi la un proces de masurare si raportare a timpului ce era un hibrid intre ce am invatat de  la partenerii din Olanda, si ce credeam noi ca e necesar, ajungand in final ca sa lucram la un proces customizat total.

Managementul timpului ar trebui sa fie nu o prioritate pentru firmele ce nu au o dimensiune marime mica, ci un avantaj. Folosit cum trebuie ar trebui sa indice unde se consuma timpul, si cum se poate castiga timp in viitor folosind istoricul raportarilor trecute.

Marea dilema pe care o am eu este de ce ne gandim in aceste momente cum sa ajutam detinutii sa isi faca o afacere dupa ce ies din inchisoare, iar pe strazi umbla mii de studenti cu CV-urile in mana?

Intr-un alt articol din financiarul.ro, aparut cam in acelasi timp cu notabila idee de mai sus, se precizeaza ca in Romania 3 din 4 IMM-uri au probleme cu cererea pentru produsele si serviciile oferite, nemaiputand acoperi salariile, si 1 din 3 IMM-uri cred ca vor da faliment anul acesta.

Una din solutiile anticriza? Alocam fonduri la detinutii care sunt eliberati si garantam contractarea de credite pentru acestia ca sa se puna pe picioare.

Cred ca mai intai trebuie sa ne punem noi ca si tara si economie pe picioare inainte sa ne gandim la bazaconii de genul celor de mai sus.

Gabriel a facut parte din juriul de la etapa locala pentru Imagine Cup. Pentru cei care nu stiu despre ce este vorba Imagine Cup este o competitie mondiala anuala organizata de Microsoft. Se desfasoara in tot felul de locatii exotice (India, etc, deci o experienta de viata extraordinara) si se adreseaza studentilor care sunt provocati sa vina cu solutii inovative pe o anumita tema.

Etapa locala pentru Imagine Cup s-a desfasurat in acelasi timp cu Online Career Day.

Din cei aproximativ 1500 de studenti de la FII a concurat o singura echipa formata din 3 oameni. Adica doar 0.2% din totalul studentilor. Dezamagirea a fost totala pentru doar cateva minute mai devreme intrebau despre antreprenoriat si cum se poate face rost de bani ca sa iti incepi o afacere.

Pai raspunsul e simplu, in primul rand trebuie sa faci ceva. Castiga finala la Imagine Cup si vei avea capital (cateva zeci de mii de dolari) ca sa iti incepi afacerea. In anii trecuti au fost din Iasi o multime de echipe. Multe echipe au ajuns si in finala mondiala.

E bine ca sunt interesati si vin sa afle despre cariera. Asta trebuie laudat. Dar… care este explicatia acestui 0.2%? De ce nu se implica studentii? De ce suntem cu totii atat de pasivi? Dupa ce ne uitam daca nu vedem oportunitatile?

Aproape ca nu mai are rost sa tii prezentari despre antreprenoriat (care din multe punct de vedere se reduce la initiativa) cand doar 3 oameni din 1500 se urnesc sa faca ceva.

Parca noi nu eram chiar asa.

Evenimentul a realizat la final 512 intalniri fata in fata intre antreprenori si manageri. O cifra care pot sa spun ca inseamna enorm pentru un eveniment de networking organizat in Iasi. Cu toate acestea, participantii au spus ca nu a fost de ajuns, si ca vroiau mai multe intalniri. Acest lucru nu poate decat sa ne bucure si sa ne punem pe agenda sa incercam realizarea acestui eveniment mai des.

Ca si rezultate directe avem 145 de intalniri in care ambii participanti au bifat casuta de interes, ceea ce inseamna ca serviciile oferite de unul din ei au fost interesante pentru celalalt si ca unul din ei a considerat ca persoana din fata lui poate reprezenta un client. Pe de alta parte, se poate si ca cei doi intrevad o colaborare in viitorul apropiat.

In 225 de intalniri am avut macar o persoana care a fost interesata de o colaborare cu interlocutorul, si corelat ce informatiile de mai sus, speram ca participantii sa revina la urmatorul BNE cu informatii despre afacerile pe care le-au dezvoltat dupa eveniment cu persoanele pe care le-au intalnit la Iasinet BNE.

Multumim participantilor pentru interesul lor si speram sa ii revedem curand.