Proiectul de implementarea a unui Intranet la nivel national pentru JCI decurge inca conform planului. Saptamana acesta ne propunem sa mutam discutiile boardului local al JCI Iasi pe noul Intranet.

Acum membrii boardului local folosesc un grup de discutii Yahoo pentru a comunica prin email. Acest grup va fi inchis si discutiile dintre ei vor avea loc folosind noul portal SharePoint. Pe langa un grup de discutii Intranetul JCI le va oferi si alte facilitati de colaborare mai avansate.

Intranetul JCI va fi implementat folosind SharePoint - o platforma de colaborare dezvoltata de Microsoft.

Ce este un Intarnet?

Este o retea privata (poate fi acesata doar cu un user si parola), care apartine unei organizatii sau unui grup, si care este folosita pentru a facilita colaborarea, comunicarea, publicarea de continut, implementarea de proceduri de lucru si altor activitati care au loc in companii sau alte tipuri de organizatii.

Intranetul implementat cu SharePoint este de fapt un site web care ofera functii:

• de organizare a spatiilor de lucru sub forma unor siteuri si subsiteuri
• management de document (inclusiv fluxuri de documente “workflows” cu aprobari pe 2 sau 3 nivele)
• calendar comun
• taskuri
• anunturi
• wiki - un tip de site care poate fi usor editat de toti membri si care va fi folosit ca knowledge base

Planul este sa folosim aceste instrumente pentru comunicare interna in JCI (la nivel national), publicare de continut de interes intern pentru membrii JCI (anunturi, calendar, wiki) si colaborarea mai usoara in proiecte nationale si locale folosind subsiteuri proiectate special pentru managementul proiectelor (managementul documentelor, taskuri, livrabile - deliverables, probleme - issues, riscuri.

Ce avantaje va aduce acest mod centralizat de colaborare?

Vom reusi sa centralizam tot knowledgeul organizatiei la nivel national. Daca anul acesta eu am fost manager de proiect pentru delegatia Romaniei la Conferinta Europeana de la Budapesta si folosesc Intranetul pentru a stoca toate documentele si informatiile atunci managerul de proiect de anul viitor va putea refolosi aceste materialele.

De asemenea Intranetul devine o singura sursa de adevar, adica un canal de comunicare oficiala pe care echipa de comunicare il poate folosi pentru a comunica evenimente sau alte informatii importante.

Pana la sfarsitul lunii versiunea pilot va ajunge la numarul de membri planificat (adica aproximativ 25 de utilizatori activi) dupa care vom incepe sa ne pregatim sa adaugam si alte organizatii din tara in sistem.

Iata cum arata pagina de start…